Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Khái niệm về sự kiện?

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện.

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

- Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

- Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

- Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

- Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

- Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

- Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

- Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

- Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

- Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

- Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

- Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

- Workshops: Bán hàng

- Conferences: Là các buổi Hội thảo

- Conventions: Là các buổi Hội nghị

- Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

- Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

- Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

- Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

- Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

- Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Quy trình tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

- Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

- Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

- Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

- Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Giai đoạn thực hiện sự kiện

- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

- Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

- Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

- Xúc tiến và quảng bá sự kiện

- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

- Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

- Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.

- Nhà tổ chức sự kiện.

- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…

- Khách mời tham gia sự kiện.

- Khách vãng lai tham dự sự kiện

- Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.

Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.  Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

Đơn vị truyền thông - marketing hiệu quả, uy tín, chất lượng

Media HM HCM mang đến giải pháp Truyền Thông Media, Digital Marketing toàn diện, với chi phí hợp lý. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ tùy theo mức độ tài chính, độ cạnh tranh của lĩnh vực mà khách hàng kinh doanh, tất cả đều mang đến chất lượng tốt nhất.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi sẽ giúp bạn đạt kết quả tốt nhất, đội ngũ nhân viên công ty giàu kinh nghiệm, từng làm việc trong các công ty, tập đoàn lớn về lĩnh vực. Sự hài lòng của quý khách hàng chính là động lực để chúng tôi làm việc và phát triển từng ngày.

Media HM HCM đã, đang và sẽ luôn nền tảng Marketing giúp thương hiệu, doanh nghiệp của bạn tiếp cận đến cộng đồng khách hàng tiềm năng theo phong cách tự nhiên, tân tiến và đột phá nhất:

- Cung cấp KOLs, hot mom, hot dad, hot boy, hot girl…

- Booking và seeding Group, page, web…

- Cung cấp dịch vụ chăm sóc facebook, Youtube,tiktok…

- Cho thuê hội trường

- Tổ chức và quản lý sự kiện

- Cung cấp Model,MC, PR...

- Cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện

- Cung cấp mẫu live stream

- Cung cấp mẫu chụp Feedblack

- Cung cấp PB -PG

- Cung cấp người dự hội thảo ,khai trương.

- Cung cấp data sdt nghe trực tiếp

- Đi bài trên các diễn dàn lớn công nghệ, diễn đàn mẹ và bé..

- Seeding trong hội nhóm.

- Cung cấp mẫu quay video(mẫu nhí ,mẫu teen ,mẫu trung niên...)

- Seeding like comt tương tác cho các kênh fb, tiktok..

- Mua hàng nhận hàng đánh giá trên shopee, lazzada, tiki...

- Comt youtube đẩy từ khoá ,đẩy top trend...

Cảm ơn quý khách đã luôn đồng hành cùng Media HM HCM trong thời gian qua, mong tiếp tục được hợp tác cùng quý đối tác trong thời gian tới.

Nếu bạn cần hỗ trợ, tư vấn, quảng bá thương hiệu... để khách hàng dành sự quan tâm của mình tới sản phẩm và dịch vụ của mình giúp công ty, thương hiệu của mình phát triển hơn nữa hãy liên hệ ngay với chúng tôi:

- Website: https://mediahmhcm.com/

- Fanpage: https://www.facebook.com/MediaHMHCM

- Hotline & Zalo: 0936.886.592

Nếu bạn cần tư vấn về máy in cũ - máy in mới chính hãng, mực in chính hãng, máy in khổ lớn, máy in quảng cáo... nạp mực máy in, sửa chữa máy in tại các Tỉnh Miền Tây, TPHCM, Đồng Nai, Bình Dương... đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nhé! 

Hotline: 0828.33.36.37 

Tin liên quan:

- Tham khảo các mẫu máy in khổ lớn

- Các lỗi thường gặp của máy in A0

- Địa chỉ nạp mực máy in màu Canon - Epson

- Máy in Bạt Decal cũ lướt

=========================================================================================

>>>> Click xem máy in cũ còn mới cập nhập tại Q6

>>>> Click xem máy in cũ tại Bình Tân

>>> Click xem máy in khổ lớn tại Bình Dương